すぐに増えてしまうパソコンの中のファイル…何をどこに入れたのか忘れてしまって、探し出すのに苦労した。そんな経験ありませんか？
パソコンのファイルが使いやすく整理されていると、必要なファイルがすぐに見つけられ、情報共有もしやすくなります。
今回はパソコンのファイルを簡単に使いやすくできる整理術について紹介いたします。
まずパソコンのファイルを整理するとどんなよいことがあるのか、ファイル整理するメリットとは？
① 仕事を効率化できる
パソコンのファイル整理を実施するメリットのひとつは、仕事の効率化にあります。なぜなら、ファイルの整理ができていると目的のファイルを探す手間が省け、効率よく作業ができるようになるからです。
また、すでに作成したファイルが見つからず同じファイルを複製したために、本来のファイルがわからなくなる事態も防止できます。
ファイル整理がきちんとできていると、ファイルを探す手間が削減でき、別の作業がしやすくなるので仕事の効率化につながります。
② ミスの防止につながる
パソコン内のファイル名が似たようなものが多く、整理がされていないと紛失や誤って消去してしまうなどのミスが発生しやすくなります。そのため、ファイル名をわかりやすいものに変更する・関連するフォルダに分けて整理するだけでも、ミスが発生するリスクを下げられます。
小さなミスは、大きなトラブルに発展するリスクがあります。ファイル整理は、このような連鎖するトラブルの防止にも有効です。
③ 共有がしやすくなる
パソコン内のファイルが整理されていると、ファイルの共有がすぐにできるようになります。対して、最新の情報が正しく担当者それぞれに共有できていないと、トラブルが発生する恐れも…。
ビジネスを円滑に進めるためにも、ファイルの扱い方や整理方法を社内でも定め、ルールに沿って管理できるようにするとさらに作業効率もアップします。
パソコンのファイル整理は次の手順で行ってみましょう。
1：ファイル名・フォルダ名のルールを決める
ファイル整理の前に、ファイル名やフォルダ名のルールを決めることが重要です。ファイル名やフォルダ名に統一性がないと、次のような不具合が発生し、業務効率低下につながります。
・ファイル名を見ても内容がわからず、わざわざ開いて確認しなければならない
・ファイルが順番どおりに整列されないため、求めているデータを見つけるのに時間がかかる
名前は、作成日時内容が一目でわかる「日付＋内容（例：240101_〇〇様見積書）」のようにするといいでしょう。
2：フォルダマップを作成する
フォルダマップは「パソコン内のフォルダ名やフォルダの中に保管されているファイルの一覧」のことです。パソコン内のファイルを整理するときには、フォルダマップも同時に作成しましょう。パソコン内のフォルダは階層になっているため、必要なファイルを探し出すためにいくつもフォルダを開けなければならないケースがよくあります。
しかし、事前にフォルダマップを作成しておけば、どのフォルダに何のファイルが保管されているのかが一目でわかるようになります。
3：データを整理して移動する
フォルダマップを作成できたら、データを整理して移動します。保存の必要がないものは削除し、ファイル名も決めたルールに沿って変更します。その後にデータを移動するようにすると、どのフォルダにどのようなファイルが保管されているのか一目でわかるようになり、作業がしやすくなるのです。
不要なデータが増えると、作業効率の低下を招く恐れがあります。面倒でも、データを整理してから各フォルダに移動しましょう。
4：バックアップ・削除ルールを決める
データ整理が完了したら、バックアップおよびファイルの削除ルールを決めましょう。業務で使用するファイルは日々増えていきます。ファイルが増えるとそれだけ検索の手間がかかるため、定期的なバックアップや削除が必要です。
バックアップや削除のルールは、業務にあわせて決めましょう。
5：定期的にメンテナンスを行う
バックアップや削除ルールに沿って定期的にメンテナンスを実施することも、ファイル整理の重要なポイントです。日々増える新しいファイルに重要な古いファイルが埋もれてしまい、見つけにくくなっていることもあります。
情報の見落としリスク軽減のためにも、フォルダ内の定期的なメンテナンスは欠かせません。メンテナンスを実施するタイミングも、業務状況にあわせて設定するといいでしょう。あらかじめスケジュールに組み込んでおくと、忘れずにメンテナンスできるようになります。
では、パソコンのファイル整理をするときのコツをご紹介します。
■フォルダ名に数字をつける
パソコン内のフォルダやファイルは通し番号で数字をつけると、検索しやすくなります。なぜなら、フォルダやファイル名に対して「整頓」機能を使った際、数字の小さい順（または大きい順）に整頓されるからです。フォルダやファイルに古いものから通し番号を入れて名前をつけておくと、新旧がわかりやすくなります。
■フォルダの階層を浅くする
ファイル整理をするときには、フォルダの階層を浅くすることも重要です。フォルダはカテゴリー分類に便利ですが、多く作りすぎると必要なフォルダを探すのに何回も開かないといけない状態になり、かえって効率が悪くなってしまいます。フォルダは多くても3層程度にとどめるようにしましょう。
さらに、ファイルは最も深い階層に保管するようにして、上の階層にはカテゴリー分けしたフォルダのみを配置するようにしましょう。
■デスクトップにはファイルを置き過ぎない
デスクトップには、現在使用しているファイルのみを置くようにしましょう。すぐに使わないファイルがデスクトップに多くあると、必要なファイルを探すのに時間や負荷がかかり、作業が遅くなるなどのデメリットがあるからです。デスクトップの煩雑化を防ぐには「ファイルは〇個以上置かない」「10日に一度はデスクトップのファイルを整理する」などのルールを定めることが重要です。
デスクトップのファイルの整理は、見た目がスッキリするだけでなく、業務効率化にもつながります。
■ショートカットを活用する
よく使用するファイルは、ショートカットを作成し活用すると、フォルダを開く手間が省けます。
・ショートカット作成方法（Windowsの場合）
1 ショートカットを作成したいフォルダやファイルを右クリック
2 「その他のオプションを表示」をクリック
3 「送る」を選択後、「デスクトップ（ショートカットを作成）」をクリック
この時に注意してほしい点としてショートカットは利便性が高いですが、数が多くなりすぎると煩雑化します。常に使うファイルに限定して作成するようにしましょう。
パソコンのファイル整理をするメリット
① 仕事を効率化できる
② ミスの防止につながる
③ 共有がしやすくなる
パソコンのファイル整理の手順
1：ファイル名・フォルダ名のルールを決める
2：フォルダマップを作成する
3：データを整理して移動する
4：バックアップ・削除ルールを決める
5：定期的にメンテナンスを行う
パソコンのファイル整理のコツ
■フォルダ名に数字をつける
■フォルダの階層を浅くする
■デスクトップにはファイルを置き過ぎない
■ショートカットを活用する
いかがでしたでしょうか？
少し時間を必要とする作業ですが、今後の仕事の効率などを考えると必ずやっておいてほしい作業です。
そして情報共有しやすくするために、社内や部署内でファイル名の付け方などを統一するようにするとより一層効率がアップします。
また、ファイル整理ソフトやツールを使うのもおすすめです。
無料で利用できるものもありますので気になる方はチェックしてみてください。
ついつい後回しにしがちなファイル整理ですが、新年度を機にぜひご自身のルールを決めて、パソコンのファイル整理を行ってみてはいかがでしょうか。
